Dans les coulisses des achats de conseil chez France Télévisions

Des débuts comme acheteur en 2017 au sein de l’INRA, et une arrivée en janvier 2024 à la direction des Achats de France Télévisions. Depuis août dernier, Nicolas Farré pilote les achats de prestations intellectuelles. Fin avril, un appel d’offres « conseil » comportant trois lots – dont un dédié à la stratégie/transfo/orga – a été lancé.

Immersion backstage.

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Ce marché public, composé de 3 lots, va courir jusqu’en 2029. Il ne serait pas lié au projet de création d’une holding France Médias.

Au sein du grand vaisseau qu’est France Télévisions, que représentent : les achats de prestations intellectuelles, de conseil plus spécifiquement, et de conseil en stratégie ?

Nicolas Farré : Nos achats de prestations intellectuelles s’élèvent à 70 millions d’euros par an, hors IT, ce qui correspond à 10 % environ des achats hors production [= tout ce qui ne relève pas des programmes télévisuels, ndlr]. Il peut s’agir d’études, de prestations de nature financière, juridique ou RH, ou de conseil. Pour ce dernier, les dépenses représentent environ 3,5 millions d’euros annuels. Les achats de conseil en stratégie sont, eux, de l’ordre de 1 à 1,5 million par an. 

L’appel d’offres émis sur le conseil couvre, en principe, toutes les dépenses sur la période envisagée. Nous avons néanmoins prévu une clause d’exception pour des problèmes spécifiques, nécessitant de réinterroger le marché dans son ensemble. Lors du précédent marché public, la clause d’exception n’a été activée qu’à une seule reprise, pour des raisons de confidentialité. 

Comment travaillez-vous avec les directions métiers - pour préparer les appels d'offres et sélectionner les cabinets ?

Notre rôle est d’aller toquer à la porte des prescripteurs – pour le conseil en stratégie/transfo/orga, principalement les directions ressources ou appui –, et d’échanger sur leurs besoins : sont-ils récurrents ? Les solutions apportées leur ont-elles convenu ? Etc. Cette étape intervient très en amont de nos procédures d’achats.

Nous contribuons ensuite à la rédaction d’un cahier des charges, en harmonisant les demandes si nécessaire pour qu’elles correspondent au marché Fournisseurs, et lançons une procédure de sélection.

Chez France Télévisions, nous sommes soumis à la commande publique et suivons donc des procédures normées. Au-delà de 221 000 euros, la sélection doit se faire sans négociation, ce qui signifie qu’il n’y a pas d’échange avec les prestataires. Devoir choisir un cabinet sans rencontrer les personnes qui vont réaliser les prestations est un peu frustrant, tout comme le fait de ne pouvoir demander d’améliorations, sur certains points, dans les propositions que nous recevons. Sans parler des aspects financiers dont nous aimerions pouvoir discuter. Mais c’est la règle.

En ce qui concerne la sélection, nous définissons des critères en fonction des besoins recueillis au préalable – les directions prescriptrices nous partageant, en filigranes, le « portrait-robot » du prestataire idéal. Cette définition repose aussi sur des études de marché qui révèlent des points sur lesquels les fournisseurs pourront être challengés et/ou se montrer différenciants. Les candidats et leurs propositions sont ensuite notés selon ces critères de choix, sur une échelle allant « d’insuffisant » à « très satisfaisant ».

Malgré ces contacts exclusivement « sur papier », nous percevons des partis pris dans les réponses aux missions, et/ou des méthodologies de projet et d’organisation, distinctes. L’expérience distingue aussi les cabinets : un acteur spécialisé dans l’industrie par exemple n’aura pas la même approche que ceux positionnés sur d’autres secteurs.

La sélection des cabinets signe-t-elle la fin de votre intervention ?

Pas du tout ! Le rôle des Achats est aussi de déployer le marché. Nous devons cadrer le démarrage des contrats, rappeler à chaque partie quels sont les tarifs, les modalités de fonctionnement, la méthodo, les interlocuteurs… Trop souvent, des contrats bien écrits, impliquant de super fournisseurs, débouchent sur des déploiements ratés : au bout d’un an, il faut organiser des réunions pour corriger certains aspects, voire ne pas reconduire les contrats. 

En ce qui concerne l’attribution des missions aux cabinets choisis, il y a deux possibilités : les marchés subséquents, qui consistent en de mini-remises en concurrence des prestataires, une nouvelle sélection étant effectuée – c’est le cas le plus courant. Nous continuions d’intervenir à ce moment-là. Pour les missions d’un montant inférieur à 20 000 euros, nous procédons par bons de commande selon la méthode dite « du tourniquet ». Le premier bon de commande revient au fournisseur A, le deuxième au fournisseur B, etc. C’est une nouveauté de cet accord-cadre pour assurer un chiffre d’affaires à tous les prestataires et leur permettre de maintenir une connaissance de notre secteur.

L’appel d’offres en cours va donner lieu à la sélection de 5 cabinets pour le lot conseil en stratégie/transfo/orga [les candidats ont jusqu’au 16 juin pour postuler, ndlr].

Ce nombre resserré de fournisseurs correspond à un changement de stratégie de la part de la direction des Achats de France Télévisions. Pourquoi ?

Notre panel de prestataires était historiquement étoffé mais, de ce fait, difficilement pilotable. Certains d’entre eux ne réalisaient, in fine, aucune mission. D’où ce changement de cap, qui va équilibrer la relation contractuelle et nous permettre de créer des partenariats avec les cabinets, lesquels vont acquérir des compétences et une connaissance du fonctionnement de notre société. Leur nombre reste suffisamment élevé pour que nous bénéficiions de différentes visions.  

Par ailleurs, l’enveloppe dédiée à ce nouvel appel d’offres [10 millions d’euros, en baisse par rapport au précédent accord-cadre, ndlr] repose à la fois sur la prise en compte des consommations passées et sur une autolimitation de notre part, dans un contexte de restrictions budgétaires dans la sphère publique. Le fait que l’image des prestations de conseil soit un peu dégradée dans l’opinion publique n’y est pas totalement étrangère.

Un suivi du travail des cabinets est-il mis en œuvre ?

Les directions prescriptrices réalisent des évaluations qualitatives mais, jusqu’à présent, ces dernières manquaient de formalisation. Dans le nouvel accord-cadre, elles seront renforcées. La direction des Achats va intervenir à cet égard, en coordonnant et en outillant davantage les retours d’expérience.

Ces évaluations seront utilisées dans un cadre général d’amélioration des prestations, lors de nos business reviews avec les fournisseurs notamment, dans un esprit gagnant-gagnant. L’objectif n’est pas d’éliminer certains candidats pour les marchés subséquents.

Opérez-vous une veille sur le secteur du conseil, voire un travail de sourcing des cabinets ?

Je ne parlerais pas vraiment de « veille » mais nous sommes investis en matière de sourcing, celui-ci étant encadré – mais autorisé – dans le cadre de la commande publique.

Nous avons donc des échanges avec certains fournisseurs pour nous permettre de suivre le marché, de recueillir la vision d’acteurs de différentes tailles quant aux réponses qu’ils peuvent apporter et pour accéder à des infos sur le cahier des charges, par exemple en matière d’IA ou de RSE dans les missions de conseil.

Pour autant, bien entendu, les cabinets en question ne sont en rien favorisés dans le cadre des appels d’offres, s’ils postulent.  Une égalité de traitement demeure entre tous les candidats.

Vous vous occupez des prestations intellectuelles après avoir travaillé sur d’autres familles d’achats. Qu’appréciez-vous particulièrement ?

Le monde des prestations intellectuelles est vaste, des experts en fiscalité au conseil en stratégie en passant par le coaching RH. En tant qu’acheteur, cela étanche ma curiosité naturelle.

Bien que les montants ne soient pas colossaux, la richesse des échanges, avec les prescripteurs comme les fournisseurs, est exceptionnelle au niveau humain. Par ailleurs, les missions à opérer sont critiques, avec un impact très significatif sur les prescripteurs.

Quels seraient vos conseils à destination d’acheteurs débutant dans cette famille d’achats ?

En tant qu’acheteur, la dimension financière est décisive. L’une des bases est d’arriver, assez vite, à avoir des taux journaliers moyens standards pour déterminer le coût moyen des prestations.

Rapidement aussi, il faut aller voir le marché Fournisseurs pour s’imprégner de ce qui se fait car il évolue vite, notamment pour le conseil en stratégie. Depuis quelque temps, le marché est grandement impacté par l’IA. Sachant qu’il y a pour l’instant une forme de non-dit : le coût ne peut être identique selon que le travail soit réalisé par une IA ou un être humain. Il nous est arrivé d’apprendre, en cours de mission, que certaines tâches étaient effectuées par l’IA. Une plus grande transparence me semble requise à cet égard.

Des échanges très étroits avec les prescripteurs sont par ailleurs indispensables pour assurer notre mission dans les meilleures conditions.