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achats illustrationLes achats de missions de conseil en stratégie sont pris dans des vents contraires entre une culture du secret qui pèse encore lourd et une réglementation qui pousse à davantage de transparence. Comment les achats de mission sont-ils opérés au jour le jour ? Nous avons posé la question chez EDF, Covea et Thales.

Acheteurs et consultants, des relations encore loin d’être bonnes

Le Syntec Conseil, le syndicat représentatif de la filière du conseil en France, présentait le 6 novembre son baromètre des achats de Conseil. Principal enseignement : acheteurs et consultants s’attribuent réciproquement tous les deux ans une note de 1 à 10 sur la qualité de la relation qu’ils estiment avoir les uns avec les autres. Bonne nouvelle en apparence : cette note est constamment en hausse de part et d’autre depuis 2013 : les consultants notaient alors à 4,3/10 leurs clients, et ces derniers à 6,8/10 les consultants. En 2019, ces notes sont de 5,6 et 7,2. Elles sont encore loin d’être au beau fixe : dans son outil de référence des enquêtes de satisfaction clients, Bain & Company estime qu’en dessous de 7, les personnes sondées sont des détracteurs…

La publicité croissante des marchés de conseil en stratégie pour les groupes publics

Chez EDF, les commandes de missions de conseil en stratégie n’échappent pas à la réglementation européenne en matière de publication des marchés publics.

La règle, depuis l’entrée en vigueur du « paquet commande publique » de 2014, est que tous les marchés de services d’une valeur supérieure à 221 000 euros doivent faire l’objet d’une publication au Journal officiel de l’Union européenne.

En 2019, les marchés attribués par l’Union des groupements d’achats publics (UGAP), par la SNCF ou par Pôle emploi rentrent dans cette catégorie.

« Plusieurs dizaines de millions d’euros par an » chez EDF, 100 millions d’euros chez Thales : des volumes annuels de commandes de missions importants

Idem pour EDF où la demande en conseil en stratégie atteint plusieurs dizaines de millions d’euros par an pour l’ensemble du groupe. Le marché cadre des missions de conseil en stratégie – volontairement très génériques – est valable entre 2016 et 2021 et a vu une cinquantaine de sociétés de conseil en stratégie et management référencées.

Charge ensuite à Aurélia Neyrat, la responsable du pôle compétences achats conseil à la direction des achats groupe d’EDF, et à une équipe d’une dizaine de personnes qui travaillent à ses côtés, de passer ensuite en revue les propositions au cas par cas.

L’ordre de grandeur est le même chez Thales : sur les huit milliards d’euros d’achat que le fabricant d’équipements aéronautiques et de signalisation ferroviaire dépense chaque année, 60 à 65 millions d’euros vont à des missions de conseil, notamment de conseil en stratégie. Ces achats, payés en moyenne 50 % plus chers que les missions de conseil en management, sont opérés par deux acheteurs – sur un total de 400 acheteurs dans le groupe.

Des appels d’offres en circuit très court dans les grands groupes privés

En moyenne, Thales a recours à une trentaine de missions de conseil en stratégie par an, 150 de conseil en management. Une partie d’entre elles fait l’objet d’un appel d’offres.

Ils ne sont pas publiés sur un portail public comme dans le cas d’EDF, de La Poste ou de Pôle emploi, mais dans une boucle de mails concoctés par les acheteurs et envoyés directement à une short-list de cabinets choisis.

« Sur un petit sujet, nous envoyons l’appel d’offres à au moins deux cabinets ; sur un sujet important, à maximum six ou huit », détaille Gilles Charlut, Monsieur conseil aux achats de Thales.

Les cabinets incontournables de l’étape ne sont pas très surprenants dans un groupe de cette taille : Boston Consulting Group, McKinsey, Bain ou Oliver Wyman notamment.

Prix, expertise, équipe, livrables : le choix d’un cabinet, un exercice très subjectif

La sélection du cabinet victorieux sur chaque mission relève de plusieurs critères très subjectifs : la composition des équipes (combien de partners impliqués, combien de managers, combien de consultants juniors), son expertise et la technicité des réponses qu’il se propose d’apporter et, bien évidemment, le prix affiché.

En 2014, pour limiter la subjectivité, cadrer les achats de conseil et freiner une tendance à la judiciarisation des relations contractuelles entre acheteurs et consultants, Syntec, le syndicat représentatif de la branche professionnelle du conseil, avait rendu publiques des recommandations en matière de clauses contractuelles spécifiques aux achats de conseil.

Elles visaient notamment à circonscrire l’obligation de résultat au respect des délais et à la production de livrables, à plafonner les pénalités en cas de non-respect des engagements et à éviter les débauchages de personnels de part et d’autre au cours d’une mission.

Des bonnes pratiques juridiques peu suivies

Cinq ans plus tard, ces recommandations restent très largement méconnues et inutilisées. Pour la simple raison que les directions achats et les départements juridiques des entreprises acheteuses restent maîtresses des méthodologies d’achats et des contrats négociés avec les consultants en stratégie.

« Dans les cahiers des charges des missions de conseil auxquelles nous avons recours, nous faisons figurer des livrables clés avec les résultats que nous attendons. Nous regardons en priorité la composition de l’équipe et jugeons de sa crédibilité pour arriver aux résultats », détaille Aurélia Neyrat.

Des éléments aussi ténus que la présentation de l’équipe peuvent jouer. « Un consultant junior qui n'intervient pas pour démontrer son appropriation du projet lors d’un pitch commercial ne rassure pas sur la capacité de l’équipe à mener une mission efficace », glisse Gilles Charlut.

La négociation sur les prix

Les négociations sur le prix ne sont jamais loin non plus. « Les TJM viennent dans un second temps et la question n’est pas tant de savoir si c’est cher ou pas, mais plutôt d’évaluer si les tarifs sont cohérents avec la valeur proposée », précise Aurélia Neyrat, chez EDF.

Chez Thales, la négociation sur les prix avec les cabinets est systématique et dépend de plusieurs facteurs : « Certains cabinets se positionnent à des tarifs plus élevés sur certaines compétences parce qu’ils ont des compétences incontestables. D’autres peuvent faire des efforts s’ils entrevoient d’autres missions à la suite de celle en discussion ou s’ils sont en prospection et ont la possibilité de rentrer pour une première mission dans le groupe », explique Gilles Charlut.

Des procès-verbaux d’acceptation de fin de mission et des enquêtes de satisfaction auprès des clients internes viennent clore chaque mission chez Thales. Ils seraient majoritairement positifs. Ils font l’objet de discussion avec les consultants en aval si des insatisfactions ont été éprouvées en cours de mission.

Court-circuiter les directions achats reste très fréquent

Une gestion des missions de conseil en stratégie au cas par cas qui n’est plus la norme. Le référencement est devenu majoritaire : il consiste à établir une liste de cabinets de conseil en stratégie auprès desquels acheter en priorité sur une période, avec beaucoup d’exceptions selon les besoins du moment.

Thales suivra prochainement la même voie et espère boucler son premier référencement au premier semestre 2020. Quinze cabinets de conseil en stratégie seront bientôt invités à répondre à un marché cadre de conseil de deux ans.

Il restera encore du chemin jusqu’à la pleine efficience des achats de conseil en stratégie. Chez Thales, les missions qui ne font pas l’objet d’un appel d’offres par mail – environ la moitié – continuent à être commandées en direct par différentes directions du groupe aux partners qu’elles connaissent dans les cabinets.

« Oui, c’est frustrant », dit Sylvie Noël, la directrice des achats du groupe Covéa et la présidente de l’Association des responsables et directeurs d’achats à laquelle adhèrent 160 directrices et directeurs des achats de grandes entreprises françaises.

Mais, anticipe-t-elle, ces missions de gré à gré, ou de copinage, ont vocation à se tarir parce que la réglementation se durcit, et de mentionner par exemple la loi Sapin II de décembre 2016. « Les règles d’achat de missions de conseil deviendront aussi un sujet de conformité ; les contourner deviendra de plus en plus dur, voire impossible. »

Benjamin Polle pour Consultor.fr

Crédit photo : Thales headquarters sign logo OceanProd - stock.adobe.com

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