L'ennemi du consultant en management, éternel pourvoyeur de présentations généreuses, est la taille de ces dernières. En effet, au delà d'une taille limite (5 Mo), il devient impossible de les partager avec ses clients par email. Dans tous les cas, ceux-ci vont maudire vos envois volumineux qui les obligeront à faire le ménage dans leur messagerie pour respecter leur espace réservé.

Sur la base de notre expérience, nous pouvons vous donner quelques trucs et astuces.

1) Optimiser le masque

Le consultant utilise souvent le masque Powerpoint de son client. Malheureusement ce dernier n'est pas toujours optimisé en taille. Son poids s'ajoute alors à chaque diapositive. Du coup, il est primordial de vérifier les images (logo, fond) inclues dans le masque, et suivant le cas de les supprimer ou des les éditer pour les compresser.

2) Optimiser la taille des fichiers inclus dans la présentation

Il n'est pas rare d'inclure des fichiers dans une présentation avec par exemple des copier coller de tableaux ou de graphiques Excel. Du coup, si le fichier est volumineux , sa taille s'ajoute à celle de la présentation. Une bonne option est de copier sous forme d'image en utilisant clic droit collage spécial et en choisissant un format image. Une autre option est de construire le graphique dans Powerpoint en copiant la feuille de donnée. Cette dernière option a l'avantage de dessiner un graphique utilisant directement les couleurs du masque.

3) Optimiser la taille des images incluses dans la présentation

Le plus simple pour ne pas passer trop de temps à l'insertion de chaque image est d'utiliser l'option format d'une image qui en cliquant sur une image permet de compresser l'ensemble des images de la présentation d'un seul coup : disparation des surfaces rognées et réduction de la résolution avec les choix impression ou affichage à l’écran qui n'influe pas le rendu de la présentation

4) Compresser la présentation

Une dernière option est de transformer la présentation en pdf ou de la compresser (format ZIP..) pour gagner quelques kilo octets complémentaires avant l'envoi.

5) Utiliser des logiciels dédiés

Encore plus fort des logiciels font cela à votre place et compressent vos présentations en les gardant dans leur format d'origine au moment de leur ajout en pièce jointe.

La référence est Fileminimizer Office utilisé par plusieurs grands groupes pour soulager leur messagerie.

Ce logiciel annonce des taux de compression jusqu'à 98%

Consultor, le portail du conseil en stratégie- 29/05/2010

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